Оновлений порядок подання електронних відомостей про трудову діяльність до Пенсійного фонду України

Постановою Пенсійного фонду України (ПФУ) від 01.06.2022 р. № 8-3 внесені зміни до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджені постановою ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 та встановив порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок. Нові правила починають діяти з 15 липня 2022 року.

На що потрібно звернути увагу?

Черговість подання даних про трудову діяльність працівників в електронній формі.

Так, з дати набрання чинності змін відомості про трудову діяльність працівника в електронній формі можна подавати в будь-який період упродовж 5 років з дня набрання чинності Законом від 05.02.2021 р. №1217-IX, але першочергово слід подати відомості про трудову діяльність осіб, яким до настання пенсійного віку залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 1 липня 2000 року;

Треба зазначити, що ПФУ вже надавав такі поради як рекомендації.

Змінені правила передачі е-трудових до порталу послуг.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (структура такого файлу наведено в затвердженому Постановою № 8-3 додатку) — одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Необхідно подавати тільки заповнені сторінки трудової книжки.

Встановлено порядок повторного подання трудових книжок.

Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в е-кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

Передбачено подання відомостей про трудову діяльність особисто працівниками до ПФУ.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Звернемо увагу на порядок подання даних у разі відсутності інформації в реєстрі застрахованих осіб.

У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.

Відомо, що з дня набрання чинності Законом № 1217 (з 10 червня 2021 року) відомості про трудову діяльність працівника за період після 10 червня 2021 року подаються страхувальником у складі єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Але, відтепер передбачений обов’язок страхувальника подавати додатково відомості про роботу працівника (у разі їх відсутності) у формі електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.