складні питання кадровий облік

В это тяжелое время, когда, несмотря на жестокие бои в Украине с агрессором, предприятия продолжают свою деятельность и поддерживают экономику страны, часто возникают сложные ситуации, связанные с учетом кадров и соблюдением требований трудового законодательства. Рассмотрим некоторые из них.

Следует напомнить, что во время военного положения нужно руководствоваться нормами Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ (вступил в силу с 24 марта 2022 года, и будет действовать во время его военного положения – до момента военного положения – до момента военного положения). прекращение). О нормах этого закона размещен материал на нашем сайте.

Кроме того, Министерство экономики 23.03.2022 предоставило расширенный комментарий к этому Закону № 2136-ІХ. Также Министерство экономики на своем сайте предоставляет ответы на часто задаваемые вопросы из сферы трудовых отношений в условиях военного времени.

Как оформить работников, покинувших территорию боевых действий, либо находящихся в другом регионе, за границей, и не может добраться до работы.

В случае, когда работник не может добраться до места работы, но он может выполнять свои задачи дистанционно, если специфика работы предусматривает возможность ее осуществления удаленно, посредством информационно-коммуникационных технологий, работодателю целесообразно принять решение о переводе работника на дистанционную работу.

Согласно части первой статьи 602 КЗоТ дистанционная работа — это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Согласно пункту 6-1 части первой статьи 24 КЗоТ трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме. Соблюдение письменной формы обязательно при заключении трудового договора о дистанционной работе или о надомной работе.

Для заключения такого договора разработана Типовая форма трудового договора о дистанционной работе, утвержденная приказом Министерства развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины от 05.05.2021 № 913-21 «Об утверждении типовых форм трудовых договоров о надомной и дистанционной работе».

Но во время военного положения с согласия сторон избирается устная или письменная форма трудового договора (ст. 2 Закона № 2136). Поэтому дистанционную работу можно проводить путем издания приказа. С таким приказом (распоряжением) работник знакомится в течение двух дней со дня его принятия, но до введения дистанционной работы.

При согласовании условий дистанционной работы желательно заранее договориться о коммуникации и взаимодействии между сторонами при выполнении дистанционной работы:

  • определить средства электронной связи, например электронная почта, номер телефона, мобильное приложение и т.д.);
  • условия отчетности работника о проделанной работе (если это необходимо);
  • условия сообщения работником о возникновении ситуаций, исключающих надлежащее выполнение дистанционной работы
  • другие условия коммуникации и взаимодействия сторон.
  • Следует учесть, что в условиях военных действий возможны отключения коммуникаций, разрешающих выполнение дистанционной работы — электроэнергия и сеть Интернет.

Невозможность выполнения работником дистанционной работы в связи с отсутствием соответствующих коммуникаций не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.

Помним, что общая продолжительность рабочего времени не может превышать норм, предусмотренных статьями 50 и 51 КЗоТ, а работнику, выполняющему дистанционную работу, гарантируется период свободного времени для отдыха (период отключения), во время которого работник может прерывать любой информационно -телекоммуникационная связь с работодателем, и это не считается нарушением условий трудового договора или трудовой дисциплины. Период свободного времени на отдых (период отключения) определяется в трудовом договоре (приказе) о дистанционной работе.

Также, по возможности может быть введен гибкий режим рабочего времени или надомная работа (статья 60, 601 КЗоТ).

Для работника, который не может работать дистанционно, можно объявить простой.

Простой — это приостановка работы, вызванная отсутствием организационных или технических условий, необходимых для выполнения работы, неотвратимой силой или другими обстоятельствами (ч. 1 ст. 34 КЗоТ). Простой должен быть оплачен в размере не ниже двух третей тарифной ставки, установленного работнику разряда (оклада) (ч. 1 ст. 113 КЗоТ).

В случае простоя работники могут быть переведены по их согласию с учетом специальности и квалификации на другую работу на том же предприятии, в учреждении, организации на все время простоя или на другое предприятие, в учреждение, организацию, но в той же местности сроком до одного луны.

В случае возникновения простоя не по вине работника целесообразно оформить:

  • акт простоя, в котором зафиксировать обстоятельства, в результате которых возник простой, дату возникновения простоя и т.д.
  • приказ владельца или уполномоченного им органа, который будет содержать перечень структурных подразделений, на которые распространяется простой, в случае, если простой не будет распространяться на все предприятие, а также дату начала и, по возможности, дату окончания простоя или событие, с которым связано окончание простоя.

Если простой носит круглосуточный (недельный) характер, собственник или уполномоченный им орган должен в приказе оговорить необходимость присутствия или отсутствия работника на работе.

Что делать, если работник не в состоянии работать дистанционно и невозможно объявить простой?

В случае возможности целесообразно предоставить работникам оплачиваемые отпуска (ежегодные, социальные), а также отпуска без сохранения заработной платы (ст. ст. 25, 26 Закона Украины «Об отпусках»). В этом случае учитываем особенности предоставления отпусков во время военного положения (ст. 12 Закона № 2136).

Напоследок, можно применить норму ст. 13 Закона № 2136 о Приостановлении действия трудового договора.

Но нужно учесть особенности такой новой нормы закона. Действие трудового договора может быть приостановлено в связи с военной агрессией против Украины, что исключает возможность предоставления и выполнения работы.

Согласно ч. 1 ст. 13 Закона № 2136-IX приостановки действия трудового договора — это временное прекращение работодателем обеспечения работника работой и временное прекращение работником выполнения работы по заключенному трудовому договору.

Работник освобождается от обязанности выполнять работу, определенную трудовым договором, а работодатель освобождается от обязанности обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы.

Согласно комментарию Министерства экономики главное условие для приостановления действия трудового договора является абсолютная невозможность предоставления работодателем и выполнения работником соответствующей работы, связанных с военной агрессией против Украины.

Возмещение заработной платы, гарантийных и компенсационных выплат работникам при приостановлении действия трудового договора в полном объеме возлагается на государство, осуществляющее военную агрессию против Украины. Поэтому работодатель должен продолжать ведение учета в части определения и фиксации сумм заработной платы и компенсационных выплат, которые были бы причитающиеся работнику, если бы такой приостановки не было.

Поскольку выплата заработной платы работодателем не будет производиться, то соответственно ЕСВ не уплачивается. Но работодатель должен фиксировать размер ЕСВ, который подлежал бы выплате из сумм заработной платы и компенсационных выплат, которые выплачивались бы работнику, если бы такой приостановки трудового договора не было.

Следует отметить, что нормы по приостановке действия трудового договора должны быть существенно обновлены после принятия Проекта Закона о внесении изменений в некоторые законы Украины по оптимизации трудовых отношений (законопроект № 7251 от 05.04.2022 года). Поэтому следим за изменениями законодательства.

Удаленный обмен документами.

Когда мы говорим о дистанционной коммуникации с уехавшим в другую местность сотрудником, возникают вопросы об обмене документами с ним. Как подать заявление об отпуске или увольнении? Как ознакомить с приказом работника Можно ли подать их в электронном виде или разными средствами телекоммуникационной связи?

Лучший способ – обмен документами (заявлений, приказов, сообщений) в электронной форме с наложением квалифицированных электронных подписей.

Ст. 29 КЗоТ Украины предусматривает возможность ознакомления работников с приказами, сообщениями, другими документами работодателя по поводу их прав и обязанностей с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи. В таком случае, подтверждением ознакомления считается факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником.

Процесс обмена кадровыми документами может быть организован в электронном формате, путем отправки электронных документов с наложением электронной подписи (согласно требованиям Закона Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» от 22.05.2003 р. № 851-IV; Закона Украины «Об электронных доверительных услугах » от 05.10.2017 г. № 2155-VIII).

Обмен электронными документами должен быть урегулирован внутренними нормативными положениями предприятия (трудовой/коллективный договор или письменное согласие работника и работодателя по обмену официальными документами электронным способом. В таком случае подтверждением ознакомления считается факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником).

Что делать, если электронные квалифицированные подписи недоступны или отсутствуют?

По этому вопросу есть ответ Национального агентства по вопросам государственной службы.

В случае, когда электронные квалифицированные подписи недоступны, заявления работников могут быть предоставлены в письменной форме любыми средствами телекоммуникационной связи (электронная почта, Telegram и т.п.) без наложения квалифицированных подписей.

В таком случае соответствующее заявление, написанное на бумаге и подписанное заявителем, целесообразно сфотографировать и переслать уполномоченному лицу органа. Если и такой возможности нет, то соответствующее заявление можно отправить в форме текстового сообщения, соответствующего приведенным выше критериям.

Национального агентства по вопросам государственной службы опирается на «Порядок фиксации доведения информации или документов до сведения государственного служащего путем использования средств телекоммуникационной связи», утвердившего КМУ постановлением от 11.12.2019 г. № 1042. Согласно этому Порядку, ознакомление государственных служащих выданными по ним приказами можно осуществлять путем их вручения или отправки по почте, в том числе с использованием других средств телекоммуникационной связи, в соответствии со статьей 9-1 Закона Украины «О государственной службе». То есть отсканированный приказ целесообразно отправить на электронную почту государственного служащего или сфотографированный документ направить через мессенджер, доступный государственному служащему. Такое ознакомление фиксируется соответствующим протоколом.

Но, как свидетельствует судебная практика, в случае получения соответствующих заявлений (сообщений) работников в электронной форме, это побуждает работодателя проверить подлинное волеизъявление работника в случае наличия сомнений относительно такого волеизъявления (постановление Черновицкого апелляционного суда от 04.03.2019 р. 4244/18).

Следовательно, правомерен ли обмен кадровыми документами средствами электронной связи (электронной почтой, другим мессенджером) без электронной подписи — вопрос дискуссионный.

В случае возникновения трудового спора суд в каждом конкретном случае будет решать, есть ли направление электронного письма или сообщение с файлом в мессенджере подтверждением волеизъявления работника в соответствии с нормами трудового законодательства.

Например, Верховный Суд в постановлении от 03.12.2018 г. по делу №686/21222/16-ц отмечает, что в соответствии с нормами трудового законодательства электронные письма, содержащие просьбы конкретного лица о предоставлении отпуска с последующим увольнением, не считаются надлежащим подтверждением такого волеизъявление. При отсутствии предварительного согласия между работодателем и работником на обмен официальными документами средствами электронной связи, такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа, поскольку направление заявления средствами электронной связи не позволяет другой стороне установить настоящее волеизъявление заявителя.

Поэтому для решения этого вопроса также ожидаем принятие Закона о внесении изменений в некоторые законы Украины по оптимизации трудовых отношений (законопроект № 7251 от 05.04.2022 года), в котором с целью оптимизации порядка взаимодействия между работником и работодателем, в частности, предложено внести изменения в порядок. документооборота по вопросам трудовых отношений во время военного положения.

До принятия этого Закона нужно заранее с каждым работником в письменном виде согласовать правила, способ и средства для обмена электронными документами.

В следующих материалах рассмотрим другие ситуации и вопросы.

➤ Где проходит обучение?

Каждый слушатель может выбрать для занятий любой из 6-ти наших филиалов (возле метро) по Киеву

➤ Какие формы обучения предлагаем?

Очно (в учебном центре); онлайн (Live-занятия с преподавателем с помощью Skype, Teamviewer или других программ); корпоративно (для предприятий) или дистанционно (на основе видео-уроков). Занятия могут проходить как в группах, так и индивидуально.

➤ Что слушатель получает после обучения?


Очно: каждый слушатель (в группе или индивидуально) получает сертификат при условии прохождения минимум 90% объема заявленной программы;
Онлайн: для получения сертификата после окончания обучения необходимо успешно выполнить итоговое задание.

➤ Есть ли пробное занятие?

Каждый желающий может посетить пробное занятие в группе, чтобы понять соответствует ли курс ожиданиям.

➤ Как долго мы работаем?

Учебный центр "ДАНКО" успешно работает на рынке бизнес-образования с 1996 г. и зарекомендовал себя как надежный донор профессиональных кадров.

➤ Кто преподаватели?

Все наши преподаватели являются практикующими профессионалами в своих сферах, что дает возможность передавать не только знания, но и безценный опыт.